Regulamin uczestnictwa

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady uczestnictwa w konferencji SkyTech Expo 2026 – Innowacje w Lotnictwie Cywilnym (dalej: „Konferencja").
2. Organizatorem Konferencji jest Fundacja Rozwoju Awiacji Cywilnej „Altimeter" z siedzibą w Toruniu przy ul. Żaglowej 12, 87-100 Toruń, (dalej: „Organizator").
3. Konferencja odbędzie się w dniach 14–16 maja 2026 r. w Centrum Kongresowym Wisła w Toruniu.
4. Uczestnikiem Konferencji może być każda osoba pełnoletnia, która dokonała rejestracji zgodnie z niniejszym Regulaminem.
5. Rejestracja na Konferencję jest równoznaczna z akceptacją niniejszego Regulaminu.

§ 2. Rejestracja

1. Rejestracja odbywa się poprzez:
   • Wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji
   • Kontakt mailowy z biurem organizatora: [email protected]
2. Termin rejestracji: do 30 kwietnia 2026 r. lub do wyczerpania puli miejsc.
3. Rejestracja wymaga podania następujących danych:
   • Imię i nazwisko
   • Adres e-mail
   • Nazwa organizacji/firmy
   • Stanowisko
   • Wybrany pakiet uczestnictwa
4. Organizator potwierdza rejestrację poprzez wysłanie wiadomości e-mail zawierającej szczegóły płatności.
5. Rejestracja zostaje sfinalizowana po otrzymaniu przez Organizatora pełnej opłaty za uczestnictwo.

§ 3. Pakiety uczestnictwa i opłaty

1. Dostępne pakiety uczestnictwa:
   • Pakiet Basic: dostęp do sesji plenarnych, przerwy kawowe
   • Pakiet Pro: pakiet Basic + warsztaty i materiały szkoleniowe
   • Pakiet Expo: stoisko wystawiennicze 6 m² + 2 wejściówki Pro
2. Szczegółowe cenniki dostępne są na stronie internetowej Konferencji lub pod adresem: [email protected].
3. Organizator oferuje zniżki:
   • 15% dla pracowników uczelni i instytucji publicznych (wymagane potwierdzenie)
   • 10% dla studentów (wymagane potwierdzenie ważnej legitymacji studenckiej)
4. Opłata za uczestnictwo obejmuje VAT i powinna zostać uregulowana w terminie 14 dni od otrzymania faktury.

§ 4. Rezygnacja i zwroty

1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa poprzez pisemne powiadomienie Organizatora na adres: [email protected].
2. Warunki zwrotu opłat:
   • Rezygnacja do 15 kwietnia 2026 r. – zwrot 100% opłaty
   • Rezygnacja od 16 kwietnia do 5 maja 2026 r. – zwrot 50% opłaty
   • Rezygnacja po 5 maja 2026 r. – brak zwrotu
3. Zwrot środków następuje w terminie 14 dni roboczych od daty otrzymania przez Organizatora wniosku o rezygnację.
4. Uczestnik może wskazać osobę zastępującą bez dodatkowych opłat do dnia rozpoczęcia Konferencji.

§ 5. Zasady uczestnictwa

1. Uczestnik zobowiązuje się do:
   • Przestrzegania harmonogramu Konferencji
   • Kulturalnego zachowania wobec innych uczestników, prelegentów i organizatorów
   • Noszenia identyfikatora przez cały czas trwania Konferencji
   • Przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy
2. W trakcie Konferencji obowiązuje zakaz:
   • Nagrywania audio/wideo bez zgody Organizatora
   • Prowadzenia działalności handlowej poza wyznaczoną strefą expo
   • Wnoszenia przedmiotów niebezpiecznych
   • Spożywania alkoholu poza wyznaczonymi strefami
3. Organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia z Konferencji osób naruszających niniejszy Regulamin.

§ 6. Warsztaty i dodatkowe aktywności

1. Uczestnictwo w warsztatach wymaga wcześniejszej rejestracji ze względu na ograniczoną liczbę miejsc.
2. Rejestracja na warsztaty odbywa się w kolejności zgłoszeń.
3. Warsztaty są dostępne wyłącznie dla posiadaczy pakietów Pro i Expo.
4. W przypadku odwołania warsztatu z przyczyn niezależnych od Organizatora, uczestnicy zostaną powiadomieni niezwłocznie.
5. Materiały szkoleniowe są własnością Organizatora i nie mogą być reprodukowane bez pisemnej zgody.

§ 7. Streefa wystawców

1. Wystawcy zobowiązani są do przestrzegania „Wytycznych BHP i p.poż. dla wystawców" udostępnianych po rejestracji.
2. Montaż stoisk: 13 maja 2026 r. w godzinach 14:00–20:00.
3. Demontaż stoisk: 16 maja 2026 r. w godzinach 16:00–20:00.
4. Organizator zapewnia podstawowe wyposażenie stoiska zgodnie z wybranym pakietem.
5. Dodatkowe usługi (dodatkowe gniazdka elektryczne, meble, etc.) są płatne i wymagają wcześniejszego zgłoszenia.
6. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoje eksponaty i sprzęt.

§ 8. Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Organizator.
2. Dane osobowe są przetwarzane w celu organizacji i przeprowadzenia Konferencji.
3. Podstawą prawną przetwarzania jest wykonanie umowy (uczestnictwo w Konferencji).
4. Dane mogą być przekazywane podmiotom współpracującym (catering, obsługa techniczna) w zakresie niezbędnym do realizacji usług.
5. Uczestnik ma prawo do dostępu, sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania swoich danych.
6. Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów oraz wypełnienia obowiązków prawnych Organizatora.

§ 9. Materiały promocyjne i dokumentacja

1. Organizator ma prawo do wykonywania zdjęć i nagrań w trakcie Konferencji w celach promocyjnych.
2. Uczestnictwo w Konferencji oznacza zgodę na wykorzystanie wizerunku w materiałach promocyjnych Organizatora.
3. Uczestnicy mogą zgłosić sprzeciw wobec wykorzystania swojego wizerunku pisemnie na adres: [email protected].
4. Prezentacje i materiały prelegentów są chronione prawem autorskim.
5. Organizator udostępni uczestnikom wybrane materiały z Konferencji w formie elektronicznej po jej zakończeniu.

§ 10. Odpowiedzialność

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:
   • Kradzież lub uszkodzenie mienia uczestników
   • Skutki zdarzenia losowego lub siły wyższej
   • Koszty podróży i zakwaterowania uczestników
   • Treść prezentacji i wystąpień prelegentów
2. Uczestnicy biorą udział w Konferencji na własną odpowiedzialność.
3. Organizator rekomenduje wykupienie polisy ubezpieczeniowej NNW i podróży.
4. Odpowiedzialność Organizatora jest ograniczona do wysokości opłaty za uczestnictwo.

§ 11. Zmiany w programie

1. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie Konferencji.
2. O istotnych zmianach uczestnicy będą informowani niezwłocznie drogą elektroniczną.
3. W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn niezależnych od Organizatora, opłaty za uczestnictwo zostaną zwrócone w pełnej wysokości.
4. Organizator może przenieść Konferencję na inny termin – w takim przypadku rejestracje pozostają ważne.

§ 12. Bezpieczeństwo i higiena

1. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania przepisów BHP obowiązujących w miejscu konferencji.
2. W przypadku problemów zdrowotnych uczestnik powinien niezwłocznie powiadomić organizatorów.
3. Na terenie konferencji obowiązuje zakaz palenia tytoniu i e-papierosów.
4. Organizator zapewnia podstawową opiekę medyczną na miejscu.
5. W przypadku ewakuacji uczestnicy zobowiązani są do podporządkowania się poleceniom służb porządkowych.

§ 13. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.
2. Ewentualne spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
3. Organizator może wprowadzać zmiany w Regulaminie – uczestnicy będą o tym informowani z 14-dniowym wyprzedzeniem.
4. W przypadku sprzeczności między różnymi wersjami językowymi Regulaminu, wersja polska jest wiążąca.
5. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.

§ 14. Kontakt

We wszystkich sprawach związanych z Regulaminem należy kontaktować się z Organizatorem: